Inleiding
Stel: je werft een ervaren software engineer buiten de EU. Het salaris voldoet aan de kennismigrantencriteria, de verblijfsrechtelijke route lijkt helder en in de arbeidsvoorwaarden is toepassing van de 30%-regeling voorzien. In de praktijk blijkt echter dat grensoverschrijdende arbeid zelden ‘plug‑and‑play’ is. Een jaar later kan bij een payroll-audit blijken dat het beschikkingstijdvak niet aansluit op de loonadministratie, dat de salarisnorm door een (op zichzelf logische) wijziging in looncomponenten onder druk komt te staan of dat vergoedingen niet scherp zijn afgebakend ten opzichte van de WKR. Parallel daaraan kan de IND bij toezicht vragen om onderbouwing van functie-inhoud, standplaats en feitelijke aansturing.
De inzet van expats en andere internationaal mobiele werknemers wordt in 2025–2026 geconfronteerd met een dynamisch normatief kader: wetgeving, uitvoeringsbeleid en rechtspraak bewegen gelijktijdig, terwijl toezichthouders (Belastingdienst en IND) nadrukkelijker toetsen op de feitelijke omstandigheden. Dat vraagt om een benadering waarin je niet alleen ‘de regeling’ kent, maar ook het onderliggende toetsingskader: welke rechtsbron is leidend, welke definities zijn beslissend (bijv. werkgever, loon, woonland/werkland), en hoe verhouden nationale regels zich tot EU‑recht en verdragen. Ik werk daarom vanuit drie lagen – vergunningen/arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingheffing – en ik vertaal die naar concrete dossiervereisten voor HR, payroll en finance. De laag vergunningen en arbeidsrecht is in de vorige blog uitgebreid behandeld. In deze blog staat de sociale zekerheid centraal.
2) Sociale zekerheid: waar ben je verzekerd en waar betaal je premies?
Na ‘mogen werken’ is de tweede laag: sociale zekerheid. Dit bepaalt of je premies afdraagt in Nederland of (deels) in een ander land, en welke dekking geldt voor o.a. ziekte, arbeidsongeschiktheid en pensioen. De hoofdregel binnen de EU/EER/Zwitserland is: je bent verzekerd in één land tegelijk op grond van de EU‑coördinatieregels (met name Verordening (EG) 883/2004 en 987/2009). Buiten de EU kan een bilateraal socialezekerheidsverdrag of nationaal recht de uitkomst bepalen. Juist bij hybride werken over de grens (bijv. 2 dagen in België, 3 dagen in Nederland) gaat het vaak mis als er geen bewuste keuze en documentatie is.
2.1 EU/EER/Zwitserland: A1-verklaring, detachering en ‘gewoonlijk werken in twee of meer lidstaten’
De A1‑verklaring is het sleutelbewijsstuk binnen de EU: daarmee toon je aan welk stelsel van toepassing is. Bij detachering (tijdelijk werken in een ander land voor dezelfde werkgever) kan de werknemer in het ‘thuisland’ verzekerd blijven, mits aan voorwaarden is voldaan (o.a. tijdelijke aard, geen vervanging, band met werkgever). Bij structureel werken in twee of meer landen (‘multi‑state’) gelden andere toerekeningsregels, waarbij o.a. het woonland en het substantiële deel van de werkzaamheden (25%-grens) een rol spelen. Het praktische punt: zonder A1 of duidelijke multi‑state beoordeling kan een ander land premies claimen, met correcties en discussies achteraf.
2.2 Buiten de EU: verdragslanden, ‘certificate of coverage’ en dubbele premie-risico’s
Werkt iemand (tijdelijk) in een land buiten de EU, dan kijk je eerst of Nederland met dat land een socialezekerheidsverdrag heeft. Zo ja, dan bestaat vaak een vorm van ‘certificate of coverage’ waarmee je dubbele premieheffing voorkomt. Zo nee, dan kan het zijn dat zowel Nederland als het werkland premies willen heffen op basis van hun eigen nationale regels. In die situaties moet je vroeg in het proces besluiten: ga je detacheren (en zo ja: voor welke duur), pas je de payroll aan (lokale payroll of shadow payroll), en welke verzekerings-/pensioenoplossing past bij de risico’s.
Aanwijsregels Verordening 883/2004 en Verordening 987/2009
Verordening 883/2004 coördineert de toepasselijke socialezekerheidswetgeving bij grensoverschrijdende situaties binnen de EU aan de hand van zogenoemde aanwijsregels. Deze verordening is van toepassing op alle lidstaten van de EU, de EER en Zwitserland. Verordening 987/2009 bevat nadere bepalingen over de uitvoering van Verordening 883/2004 en verduidelijkt daarbij enkele begrippen uit deze verordening.
Hoofdregel. Een persoon op wie Verordening 883/2004 van toepassing is, is slechts onderworpen aan de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat. Behoudens de bijzondere aanwijsregels geldt voor degene die werkzaamheden al dan niet in loondienst in een lidstaat verricht, de wetgeving van de werkstaat. De bijzondere aanwijsregels, zoals bijvoorbeeld voor detacheringen of situaties waarin in twee of meer lidstaten wordt gewerkt, vormen een uitzondering op deze hoofdregel. Ten aanzien van de bijzondere aanwijsregel ‘werken in twee of meer lidstaten’ zijn recent relevante ontwikkelingen zichtbaar in de rechtspraak en uitvoeringspraktijk.
Werken in twee of meer lidstaten. Het is mogelijk dat bij werken over de grens de bijzondere bepaling ‘werken in twee of meer landen’ van toepassing is. Of iemand onder de werkingssfeer van deze bepaling valt, moet worden vastgesteld aan de hand van de feiten en omstandigheden. In tegenstelling tot andere aanwijsregels wijst deze bepaling verschillende landen aan als potentieel bevoegde staat, wat de bepaling complexer maakt dan andere aanwijsregels in de verordening. Veelal zal de vraag zijn of een persoon voldoet aan de voorwaarde dat een substantieel deel van de werkzaamheden in de woonstaat wordt verricht, om aldaar sociaal verzekerd te blijven. Degene die werkzaamheden in loondienst verricht in twee of meer lidstaten, is onderworpen aan de wetgeving van zijn woonstaat, mits hij een substantieel deel van zijn werkzaamheden in zijn woonstaat verricht. Indien een werknemer niet een substantieel gedeelte van zijn werkzaamheden verricht in zijn woonstaat, moet aan de hand van de overige aanwijscriteria worden vastgesteld waar hij verzekerd is.
Bij de beoordeling of een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in de woonstaat wordt verricht, moeten op grond van de toepassingsverordening de criteria arbeidstijd en/of bezoldiging worden gehanteerd. Het Hof van Justitie van de EU heeft in het arrest Hakamp van 4 september 2025 verduidelijkt dat dit begrip strikt moet worden ingevuld: indien de werknemer ten minste 25% van zijn arbeidstijd in zijn woonstaat werkt, of indien ten minste 25% van zijn bezoldiging toerekenbaar is aan arbeid verricht in de woonstaat, is sprake van het uitoefenen van een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in de woonstaat. Andere omstandigheden of criteria mogen daarbij niet worden meegenomen. Daarmee bevestigt het Hof de strikte toepassing van de 25%-drempel. Het Hof heeft bovendien verduidelijkt dat moet worden gekeken naar de verwachte situatie van de werknemer over de komende twaalf kalendermaanden, te rekenen vanaf het moment waarop de werkzaamheden in twee of meer lidstaten aanvangen.
Welke werkdagen tellen mee? Een belangrijke vervolgvraag was of bij het beoordelen of aan de 25%-eis is voldaan, uitsluitend rekening moet worden gehouden met werkdagen die op het grondgebied van lidstaten zijn verricht, of dat ook werkzaamheden buiten de EU moeten worden meegeteld. Het Hof van Justitie van de EU heeft in de zaak GKV-Spitzenverband van 11 december 2025 geoordeeld dat voor de toepassing van artikel 13, lid 1, van Verordening 883/2004 in samenhang met artikel 14, lid 8, van Verordening 987/2009 niet alleen rekening moet worden gehouden met werkzaamheden die in EU-lidstaten worden verricht, maar ook met werkzaamheden in derde landen. Dat betekent dat voor de beoordeling of een substantieel gedeelte van de werkzaamheden in de woonstaat wordt verricht, de totale werkzaamheden van de werknemer in aanmerking moeten worden genomen, inclusief arbeid buiten de EU, de EER en Zwitserland.
Uitzondering in onderling overleg. In onderlinge overeenstemming kunnen lidstaten in het belang van bepaalde personen of groepen personen uitzonderingen op de aanwijsregels vaststellen. Een praktisch voorbeeld hiervan is de kaderovereenkomst inzake gewoonlijk grensoverschrijdend telewerk.
Kaderovereenkomst. Sinds de covid-19-pandemie is telewerken structureel gebruikelijker geworden. Omdat de plaats waar fysiek wordt gewerkt in beginsel doorslaggevend is voor de bepaling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving, kan grensoverschrijdend telewerken ertoe leiden dat een werknemer onder de wetgeving van zijn woonstaat komt te vallen. De kaderovereenkomst biedt hiervoor in bepaalde situaties een oplossing. Op basis daarvan kan een werknemer die normaliter onderworpen is aan de wetgeving van het land waar de werkgever is gevestigd, onder voorwaarden aan dat stelsel onderworpen blijven, mits het grensoverschrijdende telewerken in de woonstaat minder dan 50% van de totale werktijd bedraagt. Wel geldt deze mogelijkheid alleen als zowel de woonstaat van de werknemer als het land van vestiging van de werkgever de kaderovereenkomst hebben ondertekend en aan de overige toepassingsvoorwaarden is voldaan. Voor de praktijk betekent dit dat werkgevers en werknemers bij grensoverschrijdend werken niet alleen moeten kijken naar fiscale gevolgen, maar ook tijdig de socialezekerheidspositie zorgvuldig in kaart moeten brengen. Een onjuiste beoordeling kan leiden tot premiecorrecties, compliance-risico’s en problemen bij het aanvragen van uitkeringen of verklaringen van toepasselijke wetgeving.
2.3 Praktische checklist sociale zekerheid (2025–2026)
- Waar woont de medewerker en waar wordt feitelijk gewerkt (aantal dagen/percentage per land)?
- EU/multi‑state: is een A1‑verklaring nodig en aangevraagd (en klopt de onderbouwing)?
- Detachering: is het tijdelijk, blijft de band met de werkgever intact en past de duur binnen de (verdrags)regels?
- Payroll‑impact: moeten premies in een ander land worden afgedragen (lokale payroll/shadow payroll) en wie is daarvoor verantwoordelijk?
- Bewijsstukken: assignment letter, thuiswerk-/reispatroon, A1/certificate of coverage, en interne approval van de gekozen route.
Lees meer over de 1e laag: Vergunningen & arbeidsrecht
Lees meer over de 3e laag: Belastingheffing
Lees meer over de valkuilen
Ga naar de checklist
In mijn eendaagse cursus ‘Expats onder de loep – de fiscale en juridische spelregels‘ vertalen we de wet- en regelgeving (incl. recente rechtspraak) naar concrete keuzes in HR, payroll en compliance. We werken met praktijkcasussen, een toepasbare checklist en voorbeelden van veilige constructies – zodat je na afloop met vertrouwen dossiers kunt beoordelen én risico’s kunt documenteren.
